Mettersi in regola con la privacy in un attimo, schivando le multe

Per il terzo appuntamento della nostra rubrica ci concentreremo su un argomento davvero spinoso per le Agenzie Immobiliari (e per le aziende e i professionisti in generale): privacy e GDPR.

Ormai la legge Europea sulla privacy è entrata nel nostro ordinamento da qualche tempo, ma temi scottanti e dubbi continuano ad attanagliare le Agenzie. Vogliamo provare a fare chiarezza sulle principali incertezze che abbiamo potuto osservare in questi mesi di lavoro. Casi tipici che ci troviamo ad affrontare ogni giorno, che vi vogliamo raccontare per dipanare -almeno un po’- la matassa del trattamento dei dati.

In ReGold siamo stati i primi a lanciare un servizio privacy esclusivo, tagliato su misura per le Agenzie Immobiliari. E, infatti, tantissimi ci hanno scelto (più di 5.000) trovando in noi la soluzione ai loro problemi. Ma quali sono, di solito, questi problemi?

L’informativa non basta

Sfatiamo immediatamente un mito: avere un plico di informative stampate in agenzia, pronte per essere firmate dai clienti, non vi protegge da multe o sanzioni. Se è vero che la firma dell’informativa e il consenso al trattamento dei dati sono un adempimento necessario nel processo regolato dal GDPR, è altrettanto vero che non esauriscono tutti gli obblighi che la normativa impone in materia di privacy aziendale. Per essere in regola occorrono, in serie, altri documenti, per esempio:

  • Le nomine di tutti i soggetti incaricati al trattamento dei dati
  • Il regolamento informatico per disciplinare gli strumenti informatici in uso a ciascun soggetto e verso altri soggetti
  • L’informativa per la videosorveglianza, se presente
  • La policy aziendale dove riassumere i diritti da far valere e le attività consentite in caso di violazione
  • La copia del regolamento da tenere in Agenzia
  • Il registro delle attività, una peculiarità del sistema italiano voluta dal Garante

L’elenco mostra la mole documentale richiesta dal GDPR e dalle autorità italiane. È impensabile che un Agente Immobiliare riesca a venirne a capo da sé, se non occupando una quantità assurda di tempo ed energia. L’Agente è un professionista della mediazione e non di leggi europee sul trattamento dei dati, deve concentrarsi sul trovare e vendere immobili e sul soddisfare i propri clienti.

Con ReGold questa complessità sparisce. Il nostro servizio privacy garantisce il perfetto allineamento alla normativa in pochi minuti, fornendo una suite di documenti ritagliati ad hoc e perfettamente aderenti alla legge. Con un appuntamento telefonico della durata media di 30 minuti, possiamo sistemare in tutto e per tutto la privacy aziendale di ogni agenzia. Insomma: vi mettiamo in regola e al riparo dalle temute sanzioni.

I documenti da far firmare

Un grande dubbio per ogni agente immobiliare sta nel sapere con certezza quali documenti è obbligatorio far firmare. Ma soprattutto quando occorre farli firmare. L’abitudine (errata) che si è consolidata è quella di accorpare le firme in un unico momento, per esempio all’atto della compilazione dell’antiriciclaggio. Ma, ricordiamo, il GDPR regola il trattamento dei dati e la protezione della privacy, in particolare dei clienti. E magari, a questi dati, abbiamo avuto “accesso” mesi prima, quando abbiamo incontrato per la prima volta venditore o potenziale acquirente e abbiamo chiesto nome, cognome, mail, numero di telefono inserendoli in un gestionale. La regola generale impone di far firmare l’informativa nel momento stesso in cui si raccolgono i dati del cliente.

Il servizio Privacy di ReGold supporta gli agenti immobiliari non solo predisponendo tutti i documenti perfettamente allineati alla normativa, ma anche spiegando e seguendo in modo continuativo le agenzie nella compilazione delle pratiche. Per qualsiasi dubbio siamo sempre a disposizione grazie alla nostra assistenza telefonica. Ma tranquilli, non sarete voi i soli a chiamarci. Saranno gli esperti di ReGold che, durante l’anno, vi contatteranno direttamente per controllare lo stato della privacy aziendale, eseguire eventuali aggiornamenti e risolvere ogni dubbio. Così i professionisti del mattone sono sempre in linea con la legge e non rischiano multe!

GDPR e web

Con l’introduzione della legge Europea sulla privacy sono cambiati anche gli adempimenti necessari nel web. Privacy e cookie policy non sono più le stesse. Non basta un semplice “flag” di accettazione per essere ok! Ora per il proprio sito internet occorre conformarsi alle nuove normative. Il servizio Privacy di ReGold comprende anche questo: ti forniamo il contenuto delle policy online personalizzato sulle esigenze della tua agenzia, scansionando i tuoi siti per allinearli alla normativa.

Una domanda che vi viene posta spesso per i dati in internet è la seguente: “Ma se ricevo un contatto da un portale immobiliare, devo far firmare l’informativa e il consenso all’utente?”. 

No, almeno in un primo tempo. La richiesta passa dal portale e dunque il cliente darà il proprio permesso alla piattaforma, che sarà legittimata a trasferire i dati che poi trasmette all’agenzia immobiliare. Invece l’agente è tenuto a raccogliere il consenso quando si intrattiene un rapporto commerciale, cioè quando l’utente prende in effetti contatto con l’agenzia e si costituisce una relazione a fini commerciali, appunto.

Il GDPR ha portato grandi cambiamenti in materia di trattamento e custodia dei dati. Modifiche che hanno comportato obblighi e burocrazia per i professionisti, in un campo di non semplice comprensione. Ma per fortuna c’è ReGold a fianco delle agenzie immobiliari.

Affidarsi a noi significa ottenere grandi vantaggi, come:

  • Disporre di una suite completa che mette a norma tutta la tua privacy aziendale
  • Avere ogni documento pronto all’uso e aderente alla normativa in pochi minuti
  • Risparmiare tempo e denaro in consulenze
  • La disponibilità di un’assistenza sempre pronta e in real time per rispondere ai tuoi bisogni
  • Aggiornamenti continui sulla privacy aziendale
  • Zero rischi di multe o sanzioni

Allora che aspetti? Se non sei già dei nostri, comincia a farne parte. La tua vita e il tuo lavoro ti ringrazieranno! Scopri il Servizio Privacy di ReGold.