La privacy corretta in Agenzia Immobiliare durante la Fase 2 dell’emergenza sanitaria

Rilevazione e registrazione temperatura corporea Agenzia Immobiliare

La temperatura corporea si può registrare? Quali dati sensibili l’Agente Immobiliare deve trattare e quali no

A fronte di una certa confusione riguardo la raccolta dati sui sintomi da Coronavirus, torniamo a parlare degli adempimenti privacy dell’Agente Immobiliare.

L’inizio della Fase 2 è coincisa con la riapertura della Agenzie. Il tema privacy è tornato alla ribalta: come procedere lavorando in un contesto di emergenza sanitaria? Quali informazioni l’Agente può trattare e quali no? La temperatura corporea si può registrare? Quale modulistica è corretta e quale invece comporta il rischio di sanzioni? Anticipiamo immediatamente che, in linea generale, non si possono registrare dati sui sintomi da Coronavirus, sia per il cliente che per il lavoratore (seppur con un’eccezione).

Vi è da dire che i dubbi legati alla privacy e ai dati sanitari sensibili sono nati sia per la complessità e la novità della situazione, sia perché sono stati diffusi tantissimi moduli aggiuntivi diversi che hanno contribuito a generare disorientamento. Autodichiarazioni, fogli d’intento, moduli d’impegno, hanno prodotto il risultato di consegnare agli Agenti Immobiliari più domande che risposte.

Vediamo, allora, di chiarire una volta per tutte come trattare la privacy e in quali casi (se esistono) è ammesso raccogliere dati sui sintomi da Coronavirus in Agenzia.

Agente Immobiliare e Privacy: registrazione dei dati sui sintomi da Coronavirus

Ci troviamo a lavorare nel bel mezzo di un’emergenza sanitaria, dunque è legittimo chiedersi: “Ma occorre raccogliere dati sui sintomi da Coronavirus o lo stato di salute di dipendenti e clienti?”, “Devo registrare informazioni sanitarie di collaboratori e utenti per prevenire i rischi d’infezione?”, “Devo far firmare allegati ad hoc accanto alla modulistica privacy per inserire dati legati al Covid?”. Con la ripartenza del 4 maggio gli Agenti Immobiliari si sono scontrati col tema privacy chiedendosi se fossero tenuti alla registrazione dei dati sui sintomi da Coronavirus.

La risposta è: no. Il principio generale è che la raccolta e il trattamento di informazioni inerenti lo stato di salute personale, la manifestazione di sintomi e spostamenti in zone a rischio spetta agli organi sanitari competenti. Deve essere chiaro: gli Agenti Immobiliari non hanno funzioni di controllo, accertamento, raccolta di informazioni volte alla prevenzione dell’epidemia. A quello ci pensano le istituzioni sanitarie.

Dunque, se da un lato può essere buona norma fornire al cliente e al dipendente/collaboratore un foglio da prendere in visione contenente tutte le “buone pratiche” per accedere ai locali, per interagire in sicurezza e non ammalarsi, ciò non significa che gli Agenti siano tenuti alla registrazione di dati sanitari legati al Covid-19.

Il Garante è molto chiaro in tal senso quando specifica l’orientamento che deve tenere il datore nei confronti del lavoratore: “I datori di lavoro devono invece astenersi dal raccogliere, a priori e in modo sistematico e generalizzato, anche attraverso specifiche richieste al singolo lavoratore o indagini non consentite, informazioni sulla presenza di eventuali sintomi influenzali del lavoratore e dei suoi contatti più stretti o comunque rientranti nella sfera extra lavorativa”.

Agenti Immobiliari e Privacy: rilevazione e registrazione della temperatura corporea

Uno dei casi che ha sollevato maggiori perplessità riguarda la rilevazione e la registrazione della temperatura corporea. Tra le azioni di contrasto al Coronavirus è concesso rilevare la temperatura del personale (e anche dei clienti privati che accedono agli spazi aziendali). Possibilità accordata con il Protocollo del 14 marzo firmato da Governo e Parti Sociali. Ma attenzione: rilevare non significa registrare. Infatti la risposta contenuta nelle FAQ del Garante Privacy è molto chiara: “In ragione del fatto che la rilevazione in tempo reale della temperatura corporea, quando è associata all’identità dell’interessato, costituisce un trattamento di dati personali (art. 4, par. 1, 2) del Regolamento (UE) 2016/679), non è ammessa la registrazione del dato relativo alla temperatura corporea rilevata”. Cosa vuol dire? È legittimo misurare la febbre a chi entra (che sia dipendente o cliente); non è consentito, invece, registrare il dato (scrivendolo o annotandolo, per esempio su un registro cartaceo o digitale). Distinguere tra rilevazione e registrazione è la chiave per comprendere ciò che è permesso e cosa non lo è.

Facciamo un esempio pratico. Il titolare dell’Agenzia ha disposto che per accedere agli uffici è necessario rilevare la temperatura corporea. Perciò ha acquistato un termometro a infrarossi e ogni cliente o collaboratore che desidera entrare deve farsi misurare la febbre. È permesso? Sì: rilevare la temperatura corporea è concesso. Ma al titolare viene in mente di annotare su un foglio le rilevazioni fatte a ogni persona che varca la soglia dell’Agenzia, così da avere un registro nel caso ci fossero problemi di contagio o da comunicare alle autorità sanitarie. In questo caso si tratta di registrare un dato sensibile. È permesso? No. Come indica il Garante, essendo un’informazione legata associata all’identità del soggetto, non è ammessa la registrazione della rilevazione. Ugualmente non sarebbe consentito se si raccogliessero moduli contenenti dati sanitari (di qualsiasi tipo) riferiti ai soggetti. Ribadiamo: il trattamento di informazioni sensibili riguardanti lo stato di salute compete alle autorità sanitarie.

Agenti Immobiliari e Privacy: minimizzazione e impedimento all’accesso

Quindi rilevare il dato (per esempio misurando la febbre) va bene. Non va bene, invece, registrare quel dato associabile all’identità del soggetto. Ma se un collaboratore o un cliente ha la febbre, come ci si deve comportare? Per sicurezza le persone con temperatura corporea superiore a 37,5° non vanno fatte entrare, essendo uno dei sintomi riconosciuti dell’infezione da Covid-19. Si apre a questo punto un problema: come si giustifica il diniego di accesso al lavoratore con febbre se non è possibile registrare il dato?

Il Garante Privacy risponde distinguendo tra dipendente/collaboratore e cliente. Nel caso del lavoratore: “…È consentita la registrazione della sola circostanza del superamento della soglia stabilita dalla legge e comunque quando sia necessario documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso al luogo di lavoro”. Dunque: se a un collaboratore o un dipendente d’Agenzia viene rilevato uno stato febbricitante è possibile registrare l’informazione per poter motivare la negazione ad accedere al luogo di lavoro. Si tratta della sola eccezione ammessa che deve essere esercitata entro il principio di minimizzazione: si trattano solo i dati strettamente necessari alle esigenze della situazione. Per esempio: per il lavoratore a cui viene misurata una temperatura corporea superiore ai 37,5° è ammesso la registrare esclusivamente di tale informazione. Non spetta all’Agente fare una diagnosi o un triage chiedendo (e soprattutto registrando) se il soggetto ha pure tosse, raffreddore o dolori articolari.

Diverso, invece, è il caso del cliente per il quale non è consentita la registrazione del dato sanitario: “Nel caso in cui la temperatura corporea venga rilevata a clienti […] o visitatori occasionali anche qualora la temperatura risulti superiore alla soglia indicata nelle disposizioni emergenziali non è, dregola, necessario registrare il dato relativo al motivo del diniego di accesso”.

Agenti Immobiliari e Privacy: modulistica trattamento dei dati Covid-19

In conclusione tiriamo le somme sulla privacy per gli Agenti Immobiliari, spiegando come orientarsi nella selva di moduli aggiuntivi all’informativa apparsi negli ultimi giorni. Se può essere una buona idea proporre un foglio di “regole da seguire” per questa fase di emergenza legata al Covid-19 (che contiene disposizioni e consigli per accedere ai locali in sicurezza, per interagire col personale e attivare il servizio sanitario in casi di rischio o anche le attività di prevenzione eseguite in Agenzia) non lo è altrettanto disporre di una modulistica che registri dati sensibili legati alla salute.

Perciò un qualunque modulo che associ l’identità di un soggetto a un’informazione medica è da evitare, a esclusione della temperatura corporea superiore ai 37,5° per il lavoratore.

Tenendo ben presente la distinzione tra cliente/visitatore e lavoratore, domande del tipo: “Ha sofferto di tosse negli ultimi 14 giorni?” o “Ha manifestato sintomi influenzali ultimamente?” sono da escludere. Ma anche un interrogativo del tipo “È risultato positivo al Covid-19 in passato?” è vietato. Il principio non cambia se il modulo è un’autodichiarazione: nel momento in cui il soggetto dichiara uno stato di salute sta fornendo un dato sanitario; e se quel modulo viene conservato si tratta di una registrazione bella e buona. Bisogna chiedersi sempre: Sto raccogliendo dati di tipo sanitario? L’informazione richiesta nel modulo è veramente necessaria? Rispetta il principio di minimizzazione? Se anche una sola risposta a una di queste domande è dubbia deve scattare un campanello d’allarme.

Il Garante ha invitato a non immischiarsi in iniziative “fai da te” nella raccolta dei dati. Siamo della stessa lunghezza d’onda.

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